Ziel einer digitalen Buchhaltung ist es, dass nahezu alle Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens zukünftig papierlos abgewickelt werden können.
Aber warum sollte die Buchhaltung digitalisiert werden?
Die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung bringt verschiedene Vorteile mit sich. Für das Unternehmen, die Mitarbeiter und den Unternehmer selbst:
Zeitersparnis
– Das monatliche Versenden oder Bringen von Belegordnern entfällt. Damit muss man sich auch nach keinen Öffnungszeiten mehr richten.
– Das Zusammenstellen von Belegordnern ist nicht mehr erforderlich. Belege werden direkt nach deren Zugang in den digitalen Ordner weitergeleitet und können dann in den vorgesehenen Ordnen abgelegt werden. Besteht eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, können Rechnungen in Papierform sogar vernichtet werden.
– Schnelle Suchergebnisse von Belegen, Lieferanten oder Umsätzen dank optischer Texterkennung (OCR)
– Bei der Abwicklung von betriebsinternen Prozessen hilft die künstlicher Intelligenz (KI). Das manuelle Abschreiben entfällt. Tipp- und Schreibfehler werden reduziert.
– Die Software unterstützt auch beim Zahlen von Rechnungen, indem IBAN Nummern und Rechnungsnummern erkannt und in den Überweisungsträger eingetragen werden.
– Das Suchen oder Anfordern von Belegen die aktuell beim Steuerberater zur Bearbeitung sind, entfällt. Alle Belege sind ständig im Unternehmen griffbereit und können dort weiter bearbeitet werden
Flexibilität
– von praktisch überall kann auf die digitalen Dokumente zugegriffen werden, auch mobil
– Möglichkeit zur attraktiven Arbeitsplatzgestaltung, mobiler Arbeitsplatz
– Belege aus verschiedenen
– Betriebsergebnis Optimierung
– Unternehmer und Mitarbeiter können umsatzbringende Aufgaben erledigen, statt Unterlagen zu suchen oder abzuheften
– Kostensenkung, z.B. Portokosten, Kosten für Lagerraum, Kosten für Büroorganisationsunterlagen
Rechtssicherheit
– revisionssichere Archivierung aller Belege.
– Thermobelege müssen nicht mehr kopiert werden, der Scan genügt um die Lesbarkeit sicherzustellen.
– Belege werden durch den Scan in deren ursprünglicher Form vorgehalten. Der Vorsteuerabzug ist gesichert, ganz gleich ob der Papierbeleg verblasst, verloren geht, zerstört wird oder gestohlen wird.
Vereinfachung der Betriebsprüfung
– kein schleppen und entstauben von alten Ordnern
– die Daten lassen sich schnell und leicht abrufen und dem Finanzamt zur Verfügung stellen
– einzelne Belege können mithilfe der Suchfunktion schnell aufgerufen und bereitgestellt werden
Weiter gehts.
Im nächsten Beitrag beleuchten wir was bei der Umstellung von der klassischen Buchhaltung zur digitalen Buchhaltung zu beachten ist.
